Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 23 april 2026

Bij Softtrader verkopen wij pre-owned Microsoft volumelicenties aan zakelijke klanten in heel Europa. Om dat zorgvuldig te kunnen doen verwerken wij persoonsgegevens van bezoekers, prospects en klanten. In dit privacybeleid leest u welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit privacybeleid is van toepassing op alle domeinen waarop wij actief zijn, waaronder softtrader.nl, softtrader.eu, softtrader.de, softtrader.fr, softtrader.es, softtrader.it, softtrader.pt, softtrader.pl, softtrader.cz, softtrader.dk en softtrader.se. In geval van discrepantie tussen de taalversies is de Nederlandse versie bindend.

Artikel 1: Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Softtrader Europe
Van Welderenstraat 134
6511 MV Nijmegen, Nederland
KvK-nummer: 77281160
BTW-nummer: NL860957767B01
Vertegenwoordigd door: Antio Scholten, CEO
E-mail: info@softtrader.nl
Telefoon: +31 24 202 21 03

Softtrader Europe treedt op als enige verwerkingsverantwoordelijke voor al onze Europese domeinen. De zustermaatschappijen Softtrader B.V. en Softtrader International voeren de commerciële activiteiten uit op enkele regionale domeinen, maar de gegevensverwerking gebeurt centraal onder Softtrader Europe.

Artikel 2: Welke persoonsgegevens wij verwerken

2.1 Gegevens die u ons zelf verstrekt

Wanneer u een offerte aanvraagt, ons contactformulier gebruikt of zich als reseller aanmeldt, verwerken wij de gegevens die u invult. Dit betreft doorgaans: uw voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, land, functie en de inhoud van uw bericht of aanvraag. Bij een offerteaanvraag verwerken wij daarnaast de door u gekozen producten en aantallen.

2.2 Gegevens van klanten

Wanneer u klant wordt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en voor onze fiscale administratie: facturatiegegevens, bestel- en leveringshistorie, betalingsgegevens en correspondentie. Deze gegevens worden ingevoerd en beheerd in ons CRM-systeem (Gripp) door onze accountmanagers; er vindt geen automatische synchronisatie plaats tussen de website en het CRM.

2.3 Gegevens uit contact buiten de website om

In het kader van zakelijke benadering (zoals koude outreach per e-mail of telefoon) registreren wij contactgegevens van professionele contactpersonen van andere organisaties in ons CRM. Wij verwerken hierbij alleen zakelijke, openbaar toegankelijke gegevens en houden ons aan de regels voor B2B-communicatie. U kunt zich op elk moment afmelden door een bericht te sturen naar info@softtrader.nl.

2.4 Gegevens die automatisch worden verzameld

Bij een bezoek aan onze website registreren wij automatisch een beperkte set technische gegevens: uw IP-adres, het type browser en besturingssysteem, de bezochte pagina's, doorverwijzende pagina (referrer) en eventuele marketingparameters uit de URL (zoals gclid of utm_*). Deze gegevens zijn nodig voor de werking en beveiliging van de website, en waar u toestemming voor geeft ook voor analyse en advertentiemeting. Zie artikel 8 en ons cookiebeleid voor de details.

Artikel 3: Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor doelen die in dit beleid staan beschreven en altijd op basis van een wettelijke grondslag uit artikel 6 van de AVG.

3.1 Afhandelen van aanvragen en offertes

Om uw offerteaanvraag, contactbericht of resellerverzoek te behandelen en passende informatie terug te sturen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG).

3.2 Uitvoering van de overeenkomst

Voor het leveren van licenties, het opstellen van certificaten en audit-documentatie, facturering, betalingen en aftersales-ondersteuning. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

3.3 Wettelijke verplichtingen

Voor het voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

3.4 Klantrelatiebeheer en zakelijke communicatie

Voor het onderhouden van de klantrelatie en het benaderen van zakelijke contacten met relevante informatie of aanbiedingen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Ons belang is het goed kunnen bedienen van bestaande en potentiële zakelijke klanten; wij wegen dit belang af tegen uw privacy en bieden altijd een opt-out.

3.5 Website-analyse en advertentiemeting

Voor het meten van websitegebruik (Google Analytics 4) en het meten van de effectiviteit van onze advertenties (Google Ads). Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). U geeft deze toestemming via onze cookiebanner en u kunt deze op elk moment intrekken.

3.6 Beveiliging, fraudepreventie en verbetering van de website

Voor het beveiligen van onze infrastructuur, het voorkomen van misbruik en het technisch verbeteren van de website (bijvoorbeeld via rate-limits en honeypot-velden op formulieren). Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Artikel 4: Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zo lang als wettelijk verplicht. Concreet hanteren wij de volgende termijnen:

  • Offerteaanvragen, contactformulieren en resellerverzoeken: 24 maanden na het laatste contact, waarna de gegevens uit onze database worden verwijderd. Wordt u in deze periode klant, dan worden de gegevens overgenomen in de klantadministratie.
  • Klant- en factuurgegevens: 7 jaar na afloop van het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
  • E-mailcorrespondentie: maximaal 24 maanden, of langer indien onderdeel van een lopende klantrelatie of juridisch geschil.
  • Technische logs en beveiligingsgegevens: maximaal 12 maanden.
  • Google Analytics: de bewaartermijn in GA4 staat ingesteld op 14 maanden, daarna worden gebruikers- en gebeurtenisgegevens automatisch verwijderd.
  • Cookies: de bewaartermijn verschilt per cookie. Zie ons cookiebeleid voor een volledig overzicht.

Artikel 5: Ontvangers en subverwerkers

Wij delen uw gegevens alleen met derden die ons helpen onze dienstverlening uit te voeren. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over vertrouwelijkheid, beveiliging en rechten van betrokkenen. De volgende subverwerkers kunnen toegang hebben tot uw gegevens:

  • Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten, met EU-infrastructuur): hosting van de website (Cloudflare Pages), opslag van formulierinzendingen (Cloudflare D1), content delivery en bescherming tegen aanvallen. Doorgifte buiten de EER is gedekt met Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's) en aanvullende waarborgen.
  • Antagonist B.V. (Nederland): mailhosting voor het verzenden van formulierbevestigingen op onze internationale domeinen, en registratie van onze domeinnamen.
  • Vevida (Yourhosting B.V.) (Nederland): mailhosting en domeinregistratie voor softtrader.nl.
  • Storyblok GmbH (Oostenrijk / Europese Unie): het content-management-systeem waarin wij onze website-inhoud beheren. Storyblok verwerkt doorgaans geen bezoekersgegevens; wel tijdelijke technische logs.
  • Gripp B.V. (Nederland): ons CRM-systeem waarin wij klant- en prospectgegevens administreren. Gegevens worden handmatig door onze medewerkers in Gripp ingevoerd; er is geen directe koppeling met onze website.
  • Google Ireland Limited (Ierland, met doorgifte naar de Verenigde Staten): Google Analytics 4 voor websitestatistieken, Google Ads voor het meten van advertentie-effectiviteit en Google Search Console voor zoekmachine-optimalisatie. Doorgifte aan Google LLC in de VS is gedekt door het EU-US Data Privacy Framework en SCC's.
  • TAGGRS B.V. (Nederland): server-side Google Tag Manager op onze eigen infrastructuur. Door tags serverside te laten lopen in plaats van in uw browser, houden wij controle over welke gegevens daadwerkelijk naar Google worden gestuurd en kunnen wij IP-adressen maskeren voordat zij onze infrastructuur verlaten.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere derden, behalve wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel) of wanneer u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Wij verkopen uw gegevens nooit.

Artikel 6: Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze verwerking vindt primair plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In een aantal gevallen worden gegevens verwerkt door partijen buiten de EER, met name door Cloudflare en Google. Voor deze doorgiftes hanteren wij één of meer van de volgende waarborgen:

  • Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-US Data Privacy Framework voor doorgifte naar deelnemende Amerikaanse bedrijven);
  • Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's) zoals vastgesteld door de Europese Commissie;
  • Aanvullende technische en organisatorische maatregelen, zoals encryptie onderweg en in rust en het maskeren van IP-adressen waar mogelijk.

Artikel 7: Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u een aantal rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Concreet heeft u het recht om:

  • in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken (art. 15 AVG);
  • onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren (art. 16 AVG);
  • uw gegevens te laten verwijderen in bepaalde gevallen (art. 17 AVG);
  • de verwerking te laten beperken (art. 18 AVG);
  • bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG);
  • uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat over te dragen (dataportabiliteit, art. 20 AVG);
  • een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast (art. 7 lid 3 AVG). Voor het intrekken van uw cookietoestemming kunt u de knop "Cookie-voorkeuren" in de footer van onze website gebruiken.

U kunt uw rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek te sturen naar info@softtrader.nl of per post naar Softtrader Europe, Van Welderenstraat 134, 6511 MV Nijmegen. Om uw identiteit te kunnen vaststellen vragen wij u soms om een kopie van uw identiteitsbewijs, met pasfoto en BSN afgeschermd. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij laten u dat tijdig weten.

Artikel 8: Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de basiswerking van de website en worden altijd geplaatst. Analytische en marketing-cookies plaatsen wij alleen nadat u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. Tot die tijd werkt Google Consent Mode v2 in onze server-side tagopstelling: er worden dan alleen geanonimiseerde cookieloze signalen verzonden.

Een volledig overzicht van alle cookies die wij gebruiken, hun doel en bewaartermijn, vindt u in ons cookiebeleid.

Artikel 9: Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige verwerking of onbevoegde toegang. Onze website draait volledig over HTTPS, onze infrastructuur bij Cloudflare biedt bescherming op netwerkniveau, formulieren zijn voorzien van rate-limits en honeypot-velden tegen misbruik, en toegang tot onze systemen is beperkt tot medewerkers die deze toegang nodig hebben voor hun werk. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en wij maken gebruik van encryptie bij transport en opslag. Bij een datalek volgen wij de meldplicht uit artikel 33 en 34 AVG en informeren wij zowel de Autoriteit Persoonsgegevens als eventueel getroffen personen binnen de wettelijke termijnen.

Artikel 10: Klachten en toezichthouder

Heeft u een klacht over onze verwerking van persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@softtrader.nl. Wij doen ons best uw klacht samen op te lossen.

U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De leidende toezichthouder voor Softtrader Europe is de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).

Bent u woonachtig in een andere EU-lidstaat, dan kunt u uw klacht ook indienen bij de toezichthouder in uw eigen land, bijvoorbeeld de CNIL in Frankrijk, de BfDI in Duitsland, de AEPD in Spanje, de Garante in Italië of de CNPD in Portugal. Een volledig overzicht vindt u op de website van het Europees Comité voor gegevensbescherming (edpb.europa.eu).

Artikel 11: Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten toevoegen of wetgeving wijzigt. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina. Bovenaan dit document staat de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief, bijvoorbeeld via een melding op onze website of per e-mail aan onze klanten.

Artikel 12: Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan gerust contact met ons op:

Softtrader Europe
Van Welderenstraat 134
6511 MV Nijmegen
E-mail: info@softtrader.nl
Telefoon: +31 24 202 21 03