Microsoft 365 in 2026: alles wat u moet weten | Softtrader

Microsoft 365 (voorheen Office 365) is het productiviteitsplatform van Microsoft. Het omvat de bekende Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), aangevuld met clouddiensten zoals Teams, OneDrive en SharePoint Online. Microsoft 365 werkt op abonnementsbasis: u betaalt maandelijks of jaarlijks per gebruiker. Op deze pagina vindt u een overzicht van de belangrijkste onderwerpen rondom Microsoft 365 in 2026, met verwijzingen naar uitgebreide artikelen per onderwerp.

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is de opvolger van Office 365. In april 2020 heeft Microsoft de meeste Office 365-abonnementen hernoemd naar Microsoft 365, omdat het pakket inmiddels veel meer biedt dan alleen de klassieke Office-applicaties. Microsoft 365 is een Software as a Service (SaaS) oplossing: de software draait in de cloud, wordt continu bijgewerkt door Microsoft en is beschikbaar zolang het abonnement actief is. Meer achtergrondinformatie leest u in het artikel Wat is Microsoft 365 (voorheen Office 365)?

Pakketten en applicaties

Microsoft 365 is beschikbaar in tientallen varianten, van consumentenpakketten (Microsoft 365 Personal, Family) tot zakelijke abonnementen (Business Basic, Business Standard, Business Premium) en Enterprise-pakketten (E1, E3, E5). Welke Office-applicaties en clouddiensten zijn inbegrepen, verschilt per pakket. Zo bevat Business Basic alleen webversies van de Office-apps, terwijl Business Standard ook lokale installatie toestaat. De Enterprise E5-variant voegt geavanceerde beveiliging en compliance-functies toe.

Welk pakket bij uw organisatie past, hangt af van het aantal gebruikers, de behoefte aan lokale installatie en de mate waarin u clouddiensten zoals Teams en SharePoint Online gebruikt. Een uitgebreid overzicht van alle pakketten en hun inhoud leest u in het artikel Welke Microsoft 365-versie heeft u nodig? Een overzicht van de inbegrepen applicaties per pakket vindt u in het artikel Welke applicaties zitten in Microsoft 365?

Prijzen en prijsverhogingen in 2026

De prijzen van Microsoft 365-abonnementen zijn de afgelopen jaren meerdere keren verhoogd. In 2022 verhoogde Microsoft de prijzen voor het eerst sinds de lancering van Office 365. In 2025 volgde opnieuw een verhoging, en per 1 juli 2026 worden zakelijke abonnementen opnieuw duurder. Voor organisaties met tientallen of honderden gebruikers lopen deze verhogingen snel op.

Een gedetailleerd overzicht van de actuele prijzen per pakket en de impact van de aankomende verhoging leest u in het artikel Microsoft 365 prijzen in 2026. De historische prijsontwikkeling en een vergelijking met eenmalige licenties vindt u in Wat kost een Microsoft 365-abonnement?

De vier manieren om Microsoft 365 in de EU te kopen

Elk Microsoft 365 abonnement in de EU wordt verkocht onder het New Commerce Experience (NCE) framework. Wat verschilt, is wie het verkoopt, welk ondersteuningsniveau inbegrepen is en hoe flexibel de commerciële voorwaarden zijn.

1. Rechtstreeks van Microsoft

Rechtstreeks kopen via microsoft.com is de snelste route voor kleine bedrijven die binnen enkele minuten van nul naar een actief abonnement willen gaan. De aankoopflow maakt een Microsoft 365 tenant aan, wijst de rol Global Administrator toe aan het account van de koper en levert de eerste licenties onmiddellijk.

Sterke punten: transparante gepubliceerde prijzen, een directe factureringsrelatie met Microsoft en geen opslag van derden. Beperkingen: geen advies over planselectie, geen inkoopconsolidatie met andere software uitgaven en alle tier 1 support verloopt via het Microsoft 365 beheerportaal in plaats van via een vaste contactpersoon. Voor organisaties met meer dan een handvol gebruikers levert een CSP vaak merkbaar betere service tegen vergelijkbare totale kosten.

2. Via een Cloud Solution Provider (CSP)

CSP's zijn Microsoft partners die gemachtigd zijn om Microsoft 365 abonnementen door te verkopen, klanten direct te factureren en eerstelijnsondersteuning te bieden. In de EU zijn CSP's het dominante kanaal voor mkb bedrijven en het lagere middensegment.

Een CSP combineert de doorverkoop van licenties meestal met adviesdiensten: planselectie, tenantconfiguratie, Entra ID setup, Defender uitrol en doorlopend beheer. Voor organisaties zonder een dedicated Microsoft 365 beheerder in huis is dit vaak het doorslaggevende voordeel. De commerciële voorwaarden volgen dezelfde NCE regels als rechtstreeks kopen, maar de CSP handelt het papierwerk af en neemt de administratieve last over.

Goed om te weten: CSP's kunnen de lijstprijs van Microsoft evenaren of deze licht verlagen, maar sommige rekenen een premie in ruil voor supporturen die in het abonnement zijn inbegrepen. Vraag de CSP vooraf hoe hun prijs zich verhoudt tot de Microsoft lijstprijs voor de specifieke SKU's die u wilt kopen.

3. Enterprise Agreement of MCA E

Voor organisaties met meer dan 500 gebruikers biedt Microsoft de Enterprise Agreement (EA) en, in toenemende mate, de Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA E). Beide zijn volume licensing voertuigen met onderhandelde prijzen, commitments van drie jaar en een Microsoft accountteam dat aan de relatie is toegewezen.

Het voordeel is onderhandelde volumekorting, true up flexibiliteit en de mogelijkheid om Microsoft 365 te bundelen met Azure verbruik, Dynamics 365 en on premises serverlicenties binnen één commercieel framework. Het nadeel is de lock in voor meerdere jaren. Microsoft bouwt Enterprise Agreements in veel regio's af ten gunste van de MCA E; bestaande EA's lopen door tot aan verlenging.

EA en MCA E verlengingen worden doorgaans afgehandeld door een Licensing Solution Partner (LSP) in plaats van door een CSP. De LSP onderhandelt over de prijs, beheert de true up cyclus en verzorgt compliance rapportage.

4. Voor studenten en docenten

Erkende onderwijsinstellingen hebben via het onderwijskanaal toegang tot Microsoft 365, dat drie niveaus biedt: A1 (gratis, alleen web en mobiele apps), A3 en A5. Individuele studenten kunnen ook in aanmerking komen voor gratis toegang als hun school een actieve Microsoft Education overeenkomst heeft en een school e mailadres verstrekt.

De geschiktheid wordt via de instelling geverifieerd, niet rechtstreeks door de student. De eenvoudigste eerste stap voor elke student of docent is om bij de IT afdeling van de school te controleren of er al een Microsoft 365 Education abonnement actief is. Als dat zo is, is toegang meestal gratis en is er geen aankoop nodig.

Overweegt u een eeuwigdurend alternatief?

Als uw bedrijf de verlengingskosten van Microsoft 365 beoordeelt, kan een tweedehands eeuwigdurende Office licentie tot 70% besparing opleveren op een basis van vijf jaar. Softtrader levert auditbestendige tweedehands Microsoft volumelicenties aan 2.400+ bedrijven en 1.100+ resellers in heel Europa.

→ Vraag een offerte aan

Wat EU bedrijven moeten weten over NCE

De New Commerce Experience is het commerciële framework waaronder alle Microsoft 365 business abonnementen worden verkocht. Vier aspecten zijn in 2026 specifiek belangrijk voor EU kopers.

Jaarlijks commitment en het annuleringsvenster van 7 dagen

Een abonnement met een jaarlijks commitment kan binnen 7 dagen na aankoop of verlenging worden geannuleerd voor een pro rata terugbetaling. Na dag 7 zit het abonnement vast voor de rest van de jaarlijkse looptijd. Verlagingen van het aantal seats zijn geblokkeerd; seats toevoegen tijdens de looptijd is toegestaan. Organisaties die echte maand tot maand flexibiliteit willen, moeten kiezen voor de SKU met maandelijkse verbintenis, die een prijspremie van 20% draagt ten opzichte van het jaarlijkse equivalent.

Teams scheiding voor EEA klanten

Naar aanleiding van het mededingingsonderzoek van de Europese Commissie naar het bundelen van Microsoft Teams heeft Microsoft voor alle Business en Enterprise suites afzonderlijke EEA SKU's zonder Teams geïntroduceerd. EU klanten kunnen nu kiezen tussen de standaard SKU (met Teams) en de EEA SKU (zonder Teams) tegen een iets lagere prijs. Als uw organisatie al standaardiseert op een ander communicatieplatform, verwijdert de EEA SKU een functie die u niet gebruikt, met een echte korting.

btw en facturatie

Rechtstreekse aankopen bij Microsoft worden gefactureerd vanuit Microsoft Ireland en maken gebruik van btw verlegging voor B2B klanten in andere EU lidstaten. CSP's factureren doorgaans in lokale valuta onder hun eigen btw registratie, wat de boekhouding kan vereenvoudigen voor financiële teams die de voorkeur geven aan een binnenlandse factuur.

Microsoft 365 vs Office 365

De naamswijziging van Office 365 naar Microsoft 365 in 2020 zorgt tot op de dag van vandaag voor verwarring. Kort samengevat: de meeste consumenten- en mkb-pakketten heten nu Microsoft 365, terwijl de Enterprise-pakketten (E1, E3, E5) de naam Office 365 hebben behouden. Inhoudelijk biedt Microsoft 365 alles wat Office 365 bood, aangevuld met extra componenten zoals Windows-licenties, beveiligingstools en apparaatbeheer (afhankelijk van het pakket).

Een volledige vergelijking met een overzicht van welke namen zijn gewijzigd leest u in het artikel Office 365 vs Microsoft 365: de verschillen.

Copilot in Microsoft 365

Sinds 2024 biedt Microsoft de AI-assistent Copilot aan als add-on voor Microsoft 365-abonnementen. Copilot integreert met Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams en kan onder meer teksten genereren, data analyseren, presentaties opstellen en vergaderingen samenvatten. Copilot is beschikbaar als betaalde add-on bovenop bestaande Microsoft 365 Business en Enterprise-abonnementen. De extra kosten bedragen momenteel $30 per gebruiker per maand, wat het totale abonnement aanzienlijk duurder maakt.

Nadelen van Microsoft 365

Microsoft 365 biedt veel functionaliteit, maar het abonnementsmodel brengt ook nadelen met zich mee. U bent gebonden aan doorlopende kosten die jaarlijks kunnen stijgen. De software stopt met functioneren zodra het abonnement niet meer actief is. Uw data is opgeslagen in de Microsoft-cloud, wat voor sommige organisaties een bezwaar is op het gebied van privacy of compliance. En niet alle functies die in het pakket zitten, worden door elke organisatie daadwerkelijk gebruikt.

Een uitgebreide analyse van de nadelen leest u in het artikel Redenen om on-premise te blijven werken.

Alternatieven voor Microsoft 365

Niet elke organisatie heeft een Microsoft 365-abonnement nodig. Als u primair de Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) gebruikt en geen behoefte heeft aan Teams, SharePoint Online of andere clouddiensten, is een eeuwigdurende Microsoft Office licentie een alternatief. U betaalt eenmalig en mag de software onbeperkt blijven gebruiken, zonder abonnement.

De nieuwste eeuwigdurende versie is Office 2024 LTSC, ondersteund door Microsoft tot 2029. Daarnaast is Office 2021 nog beschikbaar met ondersteuning tot oktober 2026. Bij Softtrader koopt u pre-owned versies van beide edities met een besparing tot 70% op de nieuwprijs.

Liever een eenmalige investering dan een doorlopend abonnement? Bekijk het aanbod van pre-owned Microsoft Office licenties bij Softtrader. Vraag een vrijblijvende offerte aan.

Wanneer Microsoft 365 de juiste keuze is

Microsoft 365 past bij organisaties die prioriteit geven aan drie zaken: cloud native samenwerking, altijd actuele app versies en voorspelbare maandelijkse uitgaven per gebruiker. Als uw team afhankelijk is van Teams, SharePoint Online, OneDrive en het Microsoft 365 beheercentrum als één enkel beheeroppervlak, sluit het abonnementsmodel aan op hoe u al werkt.

Microsoft 365 is ook logisch wanneer het personeelsbestand van maand tot maand betekenisvol fluctueert. De structuur per gebruiker per maand betekent dat u alleen betaalt voor actieve seats, en opzegging bij jaarlijkse verlenging is eenvoudig. Voor organisaties met seizoensgebonden personeel of snelle groei is deze flexibiliteit een echt voordeel.

Wanneer een eeuwigdurende Microsoft Office licentie beter past

Niet elke organisatie profiteert van een abonnement. Voor bedrijven die aan een of meer van de volgende criteria voldoen, levert een eeuwigdurende Office licentie, vaak tweedehands aangeschaft met een aanzienlijke korting, over vijf jaar meer waarde op:

• Stabiel personeelsbestand met voorspelbaar Office gebruik (financiën, administratie, engineering).

• Vereisten voor lokale dataresidentie die on premises Exchange of SharePoint verkiezen boven cloud equivalenten.

• Sectoren met strikte compliance verplichtingen (NIS2, DORA, NEN 7510) waar cloud datastromen beperkt zijn.

• Organisaties die Teams, Copilot of andere cloud only functies die de terugkerende kosten rechtvaardigen niet gebruiken.

• Financiële teams die de voorkeur geven aan kapitaaluitgaven boven terugkerende operationele uitgaven.

Een tweedehands volumelicentie voor Office 2024 of Office 2021 is juridisch gelijkwaardig aan een nieuwe licentie op grond van de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie in UsedSoft v. Oracle (zaak C 128/11, 2012). De licenties zijn auditbestendig, eeuwigdurend en ontvangen van Microsoft dezelfde beveiligingsupdates als nieuwe licenties gedurende de supportlevenscyclus. Voor hoe dit in de praktijk werkt, zie onze gids over tweedehands software en licentierecht.

Microsoft 365 voor bedrijven

Voor zakelijke gebruikers biedt Microsoft 365 voordelen op het gebied van samenwerking (Teams, SharePoint), centraal beheer (Intune, Azure AD) en beveiliging (Defender for Office 365, DLP). De Business-pakketten zijn geschikt voor organisaties tot 300 gebruikers. Grotere organisaties zijn aangewezen op de Enterprise-pakketten. Het verschil zit niet alleen in de schaal maar ook in de beschikbare compliance- en beveiligingsfuncties.

Meer over de zakelijke mogelijkheden leest u in Microsoft 365 voor bedrijven. Een directe vergelijking tussen een eeuwigdurende licentie en een M365-abonnement vindt u in Office 2021 Professional Plus vs Microsoft 365 Business Premium.

Installatie, activatie en beheer

De installatie van Microsoft 365 verloopt via het Microsoft 365-beheerportaal (admin.microsoft.com) of rechtstreeks via de Microsoft-website voor consumentenpakketten. Na installatie wordt de software geactiveerd via uw Microsoft-account. IT-beheerders kunnen via het beheerportaal licenties toewijzen, gebruikers aanmaken en beveiligingsinstellingen configureren.

Praktische handleidingen vindt u in de volgende artikelen: Microsoft 365 installeren, Uw Microsoft 365-versie achterhalen, Microsoft 365 offline gebruiken en systeemvereisten voor Microsoft 365.

Microsoft 365 opzeggen

Het opzeggen van een Microsoft 365-abonnement verschilt per aanschafkanaal. Een abonnement dat rechtstreeks bij Microsoft is afgesloten, zegt u op via het Microsoft 365-beheerportaal. Abonnementen die via een CSP-partner lopen, moeten via die partner worden opgezegd. Na opzegging heeft u nog toegang tot uw data gedurende een beperkte periode, waarna deze wordt verwijderd.

Een stapsgewijze handleiding leest u in het artikel Microsoft 365-abonnement opzeggen. Als u na opzegging op zoek bent naar een alternatief zonder abonnement, bekijk dan het aanbod van pre-owned Office licenties.

Veelgestelde vragen over Microsoft 365

Is Office 365 hetzelfde als Microsoft 365?

Grotendeels. In april 2020 zijn de meeste Office 365-pakketten hernoemd naar Microsoft 365. De Enterprise-pakketten (E1, E3, E5) behielden de naam Office 365. Inhoudelijk biedt Microsoft 365 alles uit Office 365, aangevuld met extra componenten zoals beveiligingstools en Windows-licenties. Een volledig overzicht leest u in Office 365 vs Microsoft 365.

Kan ik Microsoft Office gebruiken zonder Microsoft 365-abonnement?

Ja. Microsoft biedt eeuwigdurende Office licenties aan (Office 2024, Office 2021) die u eenmalig koopt en onbeperkt mag gebruiken. Bij Softtrader koopt u deze als pre-owned licentie met een besparing tot 70%. U mist dan wel de clouddiensten (Teams, OneDrive, Exchange Online), maar de Office-applicaties zelf functioneren volledig.

Worden Microsoft 365-abonnementen duurder in 2026?

Ja. Per 1 juli 2026 verhoogt Microsoft opnieuw de prijzen van zakelijke Microsoft 365-abonnementen. De details leest u in het artikel Microsoft 365 prijzen in 2026.

Wat gebeurt er met mijn bestanden als ik Microsoft 365 opzeg?

Na opzegging behoudt u gedurende een beperkte periode (doorgaans 30 tot 90 dagen, afhankelijk van het pakket) toegang tot uw data in OneDrive en Exchange Online. Daarna verwijdert Microsoft de data permanent. Lokaal opgeslagen bestanden blijven uiteraard beschikbaar. Het is raadzaam om voor opzegging een backup te maken van alle clouddata.

Heeft u een vraag die hier niet beantwoord wordt? Bekijk onze volledige FAQ of neem contact op met ons team.

Op zoek naar Microsoft Office zonder abonnement? Bekijk het volledige aanbod van pre-owned Office licenties bij Softtrader en bespaar tot 70%. Vraag een vrijblijvende offerte aan.