Wat is Microsoft 365 (Office 365)? Uitleg, pakketten en alternatief

Microsoft 365 (voorheen Office 365) is het cloudgebaseerde productiviteitsplatform van Microsoft. Het combineert de bekende Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) met clouddiensten zoals Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint Online. Microsoft 365 werkt op abonnementsbasis: u betaalt maandelijks of jaarlijks per gebruiker en heeft altijd toegang tot de nieuwste versie van de software.

In april 2020 heeft Microsoft de meeste Office 365-abonnementen hernoemd naar Microsoft 365. De Enterprise-pakketten (E1, E3, E5) behielden de naam Office 365. In dit artikel gebruiken we de actuele naam Microsoft 365, tenzij we specifiek naar de oude benaming verwijzen. Een volledig overzicht van de naamswijzigingen leest u in het artikel Office 365 vs Microsoft 365: de verschillen.

Hoe werkt Microsoft 365?

Microsoft 365 is een Software as a Service (SaaS) oplossing. Dat betekent dat de software niet lokaal op uw computer wordt geïnstalleerd vanuit een fysiek pakket, maar centraal door Microsoft wordt gehost en onderhouden. Na het afsluiten van een abonnement logt u in met uw Microsoft-account en krijgt u toegang tot de applicaties via de browser (webversie) of als lokaal geïnstalleerde desktop-apps, afhankelijk van uw pakket.

Omdat Microsoft 365 een clouddienst is, worden bestanden standaard opgeslagen in OneDrive of SharePoint Online. De applicaties functioneren het best met een actieve internetverbinding, al is beperkt offline gebruik mogelijk voor de desktop-versies. Microsoft verzorgt alle updates automatisch, waardoor u altijd over de nieuwste functies en beveiligingspatches beschikt.

Welke applicaties zitten in Microsoft 365?

Welke applicaties zijn inbegrepen, verschilt per pakket. De meeste zakelijke pakketten bevatten een combinatie van de volgende applicaties en diensten: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive, Microsoft Teams, Exchange Online, SharePoint Online, Access (alleen Windows) en Publisher (alleen Windows, alleen in bepaalde pakketten). Sinds 2024 biedt Microsoft daarnaast Copilot aan als betaalde AI-add-on voor Microsoft 365, waarmee u binnen de Office-apps teksten kunt genereren, data kunt analyseren en vergaderingen kunt samenvatten.

Een gedetailleerd overzicht van welke apps bij welk pakket horen, leest u in het artikel Welke applicaties zitten in Microsoft 365?

Microsoft 365 zakelijke pakketten

Microsoft biedt een breed scala aan zakelijke pakketten. De drie meest gebruikte voor het mkb zijn:

Pakket | Office-apps | E-mail (Exchange) | Teams | Desktop-installatie | Beveiliging/beheer

Microsoft 365 Business Basic | Alleen web/mobiel | Ja | Ja | Nee | Basis

Microsoft 365 Business Standard | Web/mobiel + desktop | Ja | Ja | Ja (max 5 apparaten) | Basis

Microsoft 365 Business Premium | Web/mobiel + desktop | Ja | Ja | Ja (max 5 apparaten) | Uitgebreid (Intune, Defender)

Voor grotere organisaties (meer dan 300 gebruikers) zijn de Enterprise-pakketten beschikbaar: Office 365 E1, E3, E5 en Microsoft 365 E3, E5. Het verschil tussen de Office 365 E-pakketten en de Microsoft 365 E-pakketten is dat de laatste ook Windows-licenties, Enterprise Mobility + Security en geavanceerde compliance-tools bevatten. Meer details leest u in Office 365 vs Microsoft 365.

De actuele prijzen per pakket en de aankomende prijsverhoging per juli 2026 vindt u in het artikel Microsoft 365 prijzen in 2026.

Microsoft 365 installeren en activeren

Na het afsluiten van een abonnement kunt u Microsoft 365 op twee manieren gebruiken. De webversies van de applicaties zijn direct beschikbaar via microsoft365.com na het inloggen met uw Microsoft-account. Als uw pakket desktop-installatie ondersteunt (Business Standard, Business Premium of een E3/E5-pakket), kunt u de applicaties lokaal installeren via de knop "Office installeren" in het Microsoft 365-portaal.

IT-beheerders configureren gebruikersaccounts, licentietoewijzingen en beveiligingsinstellingen via het Microsoft 365-beheercentrum. Hier kunt u ook groepen aanmaken, beleid instellen en gebruiksrapportages bekijken.

Nadelen van Microsoft 365

Microsoft 365 biedt uitgebreide functionaliteit, maar het abonnementsmodel kent ook nadelen. De kosten lopen door zolang u het abonnement heeft, en Microsoft heeft de prijzen de afgelopen jaren meerdere keren verhoogd. Als het abonnement stopt, verliest u na een korte overgangsperiode de toegang tot uw clouddata. Daarnaast betaalt u voor het volledige pakket, ook als uw organisatie slechts een deel van de applicaties en diensten gebruikt.

Een uitgebreide analyse van de nadelen leest u in het artikel Redenen om on-premise te blijven werken.

Alternatief: Microsoft Office zonder abonnement

Niet elke organisatie heeft een Microsoft 365-abonnement nodig. Als u primair de Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) wilt gebruiken en geen behoefte heeft aan clouddiensten zoals Teams of SharePoint Online, is een eeuwigdurende Microsoft Office licentie het overwegen waard.

De nieuwste versie is Office 2024 LTSC. Deze editie is beschikbaar als eenmalige aanschaf, wordt ondersteund door Microsoft tot 2029 en bevat dezelfde Office-applicaties als Microsoft 365. Het verschil: u betaalt eenmalig, er is geen abonnement en de software blijft werken ongeacht of u blijft betalen. U mist wel de clouddiensten en automatische upgrades naar nieuwere versies.

Liever Office zonder maandelijkse kosten? Bij Softtrader koopt u pre-owned Office 2024 en Office 2021 licenties met een besparing tot 70% op de nieuwprijs. Vraag een vrijblijvende offerte aan.

Wat kost een abonnement vergeleken met een eenmalige licentie?

Een Microsoft 365 Business Standard-abonnement kost circa 12,50 euro per gebruiker per maand. Voor een organisatie met 10 medewerkers is dat 1.500 euro per jaar, 4.500 euro over drie jaar en 7.500 euro over vijf jaar. Een pre-owned Office 2024 licentie is een eenmalige investering die daar ruim onder ligt. De exacte prijs hangt af van de editie en het aantal licenties; vraag een offerte aan voor een berekening op maat.

Veelgestelde vragen over Microsoft 365

Is Office 365 hetzelfde als Microsoft 365?

Grotendeels. In april 2020 zijn de meeste Office 365-pakketten hernoemd naar Microsoft 365. De Enterprise-pakketten (E1, E3, E5), Education-pakketten en Government-pakketten behielden de naam Office 365. Inhoudelijk biedt Microsoft 365 alles uit Office 365, aangevuld met extra componenten. Het volledige overzicht leest u in Office 365 vs Microsoft 365.

Kan ik Microsoft Office gebruiken zonder abonnement?

Ja. Microsoft biedt eeuwigdurende Office licenties aan, zoals Office 2024 en Office 2021. U betaalt eenmalig en gebruikt de software onbeperkt. Bij Softtrader koopt u deze als pre-owned licentie met een besparing tot 70%. U mist dan de clouddiensten (Teams, OneDrive, Exchange Online), maar de Office-applicaties functioneren volledig.

Wat gebeurt er als ik mijn Microsoft 365-abonnement opzeg?

Na opzegging behoudt u gedurende een beperkte periode (doorgaans 30 tot 90 dagen) toegang tot uw data in OneDrive en Exchange Online. Daarna verwijdert Microsoft de data. Lokaal opgeslagen bestanden blijven beschikbaar. Een stapsgewijze handleiding vindt u in Microsoft 365-abonnement opzeggen.

Welk Microsoft 365-pakket past bij mijn organisatie?

Dat hangt af van uw behoeften. Als u alleen webversies van de Office-apps nodig heeft, volstaat Business Basic. Heeft u desktop-installatie nodig, dan is Business Standard geschikt. Wilt u daarnaast geavanceerd apparaatbeheer en beveiliging, dan is Business Premium de keuze. Een uitgebreid keuzehulp vindt u in Welke Microsoft 365-versie heeft u nodig?

Wat is Microsoft Copilot?

Copilot is een AI-assistent die Microsoft sinds 2024 aanbiedt als betaalde add-on voor Microsoft 365. Copilot integreert in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams en kan onder meer teksten genereren, data analyseren en vergaderingen samenvatten. De kosten bedragen momenteel $30 per gebruiker per maand, bovenop het bestaande abonnement.

Heeft u een andere vraag over Microsoft 365? Bekijk het complete Microsoft 365 overzicht of neem contact op met ons team.

Op zoek naar Microsoft Office zonder abonnement? Bekijk het volledige aanbod van pre-owned Office licenties bij Softtrader. Vraag een vrijblijvende offerte aan en ontvang binnen 24 uur een offerte op maat.