6 nadelen van Microsoft 365 | Waarom on-premise beter kan zijn

Microsoft 365 (voorheen Office 365) is populair vanwege de lage instapkosten en brede functionaliteit. Maar het abonnementsmodel brengt nadelen met zich mee die niet altijd direct zichtbaar zijn. In dit artikel bespreken we zes concrete nadelen van Microsoft 365 en laten we zien wanneer een eeuwigdurende on-premise Office licentie de betere keuze is voor uw organisatie.

1. Doorlopende kosten die jaarlijks stijgen

Het meest fundamentele nadeel van Microsoft 365 is het abonnementsmodel zelf. U betaalt maandelijks of jaarlijks per gebruiker, en die betalingen stoppen nooit. Wat bij de start als een lage instapdrempel voelt, groeit over de jaren uit tot een aanzienlijke kostenpost.

Concreet: een Microsoft 365 Business Standard-abonnement kost circa 12,50 euro per gebruiker per maand. Voor een organisatie met 10 medewerkers is dat 1.500 euro per jaar, 4.500 euro over drie jaar en 7.500 euro over vijf jaar. En dat bedrag is niet stabiel. Microsoft heeft de prijzen de afgelopen jaren meerdere keren verhoogd: in maart 2022 (tot 25% voor sommige pakketten), in april 2025 (5% breed) en opnieuw per 1 juli 2026 (5 tot 33%, afhankelijk van het pakket). De details van de aankomende verhoging leest u in het artikel Microsoft 365 prijzen in 2026.

Bij een eeuwigdurende Office licentie betaalt u eenmalig. De software blijft werken ongeacht toekomstige prijsverhogingen van Microsoft. Over een periode van drie tot vijf jaar is het verschil substantieel.

2. Ongewenste updates die werkprocessen verstoren

Microsoft 365 wordt continu bijgewerkt. Dat klinkt als een voordeel, maar in de praktijk betekent het dat de interface, functies en instellingen van uw Office-applicaties regelmatig veranderen zonder dat u daar controle over heeft. Voor individuele gebruikers is dat meestal geen probleem. Voor organisaties met gestandaardiseerde werkprocessen, macro's of templates kan een onverwachte update tot productiviteitsverlies leiden.

Bij een on-premise licentie (zoals Office 2024 LTSC) ontvangt u beveiligingsupdates, maar geen functie-updates. De interface en werking blijven stabiel gedurende de volledige levensduur van het product. Dit is precies waarom Microsoft de LTSC-variant (Long-Term Servicing Channel) aanbiedt voor omgevingen waar stabiliteit belangrijker is dan de nieuwste functies.

3. Afhankelijkheid van een internetverbinding

Microsoft 365 is in de basis een clouddienst. Hoewel de desktop-applicaties beperkt offline functioneren, vereist de software dat u minimaal eens per 30 dagen verbinding maakt met internet om het abonnement te laten verifiëren. Lukt dat niet, dan worden de applicaties in een modus met beperkte functionaliteit gezet.

Daarnaast zijn functies die afhankelijk zijn van de cloud (co-authoring in real-time, OneDrive-synchronisatie, Exchange Online) volledig onbruikbaar zonder internetverbinding. Voor organisaties met locaties waar de internetverbinding instabiel is, of voor gebruikers die regelmatig offline werken, is dit een reëel nadeel. On-premise Office functioneert volledig zonder internetverbinding.

4. U betaalt voor functies die u niet gebruikt

Microsoft 365-abonnementen zijn pakketten: u koopt een bundel van applicaties en diensten, ongeacht of uw organisatie ze allemaal gebruikt. Een organisatie die alleen Word, Excel, PowerPoint en Outlook nodig heeft, betaalt bij Microsoft 365 Business Standard ook voor Teams, SharePoint Online, OneDrive en Exchange Online. Omgekeerd bevat het goedkopere Business Basic-pakket geen lokaal installeerbare Office-apps.

Applicaties als Visio en Project zijn bij geen enkel standaard Microsoft 365-abonnement inbegrepen en vereisen een apart (duur) abonnement of add-on. Dit kan de totale kosten onverwacht opdrijven. Bij een on-premise licentie koopt u precies de applicaties die u nodig heeft: Office Standard of Professional Plus, eventueel aangevuld met losse Visio- of Project-licenties.

Liever alleen betalen voor wat u daadwerkelijk gebruikt? Bij Softtrader koopt u pre-owned Office 2024 licenties met een besparing tot 70% op de nieuwprijs. Eenmalig betalen, onbeperkt gebruiken. Vraag een vrijblijvende offerte aan.

5. Vendor lock-in en lastige overstap

Zodra uw organisatie Microsoft 365 gebruikt, worden e-mails opgeslagen in Exchange Online, bestanden in OneDrive en SharePoint, en communicatie in Teams. Die data bevindt zich in de Microsoft-cloud. Als u op een later moment besluit om over te stappen naar een andere oplossing (of naar on-premise), is het migreren van al die data een tijdrovend en kostbaar proces.

Dit creëert een afhankelijkheid die Microsoft in de kaart speelt bij toekomstige prijsverhogingen: hoe dieper uw organisatie in het Microsoft 365-ecosysteem zit, hoe moeilijker het wordt om weg te gaan. Bij on-premise software staat uw data op uw eigen hardware. U bent eigenaar van uw bestanden en kunt op elk moment van oplossing wisselen zonder dat u data uit een cloud hoeft te migreren.

6. Terugkerende prijsverhogingen zonder alternatief

Dit punt hangt samen met reden 1 en 5, maar verdient een aparte vermelding vanwege de impact. Microsoft heeft een patroon van geleidelijke prijsverhogingen opgebouwd. De verhoging van maart 2022 was de eerste in tien jaar en werd door veel organisaties als eenmalig beschouwd. Inmiddels is duidelijk dat het een structureel patroon is.

Een overzicht van de recente en aankomende verhogingen: in maart 2022 verhoogde Microsoft de prijzen van de meeste zakelijke pakketten met 15 tot 25%. In april 2025 volgde een brede verhoging van 5%. Per 1 juli 2026 stijgen de prijzen opnieuw, met verhogingen van 5 tot 33% afhankelijk van het pakket. Microsoft 365 Business Basic stijgt circa 25%, Business Standard circa 10%. Opvallend: Business Premium blijft als enige stabiel, vermoedelijk omdat Microsoft dit pakket strategisch wil positioneren.

Door de combinatie van vendor lock-in (reden 5) en het abonnementsmodel (reden 1) heeft u als organisatie weinig keuze dan deze verhogingen te accepteren, tenzij u bereid bent de overstap naar een alternatief te maken.

Wanneer Microsoft 365 wél de betere keuze is

De bovenstaande nadelen wegen niet voor elke organisatie even zwaar. Microsoft 365 is een sterke keuze als uw organisatie intensief gebruikmaakt van cloudsamenwerking (Teams, SharePoint Online, co-authoring), als u geen eigen serverinfrastructuur wilt beheren, als u regelmatig op- en afschaalt in het aantal gebruikers, of als u de nieuwste functies (inclusief Copilot AI) direct wilt gebruiken.

Voor een objectieve vergelijking van de opties leest u het artikel Office 365 vs Microsoft 365 of de vergelijking Office 2021 vs Microsoft 365.

Wat zijn uw alternatieven?

Als uw organisatie primair de Office-applicaties nodig heeft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en de clouddiensten van Microsoft 365 niet of nauwelijks gebruikt, is een eeuwigdurende Microsoft Office licentie het meest kostenefficiënte alternatief.

De nieuwste versie is Office 2024 LTSC, beschikbaar in Standard en Professional Plus. Deze editie wordt ondersteund door Microsoft tot 2029, bevat dezelfde Office-applicaties als Microsoft 365 en vereist geen abonnement. Daarnaast is Office 2021 nog beschikbaar met ondersteuning tot oktober 2026. Bij Softtrader koopt u pre-owned versies van beide edities met een besparing tot 70% op de nieuwprijs.

Heeft uw organisatie daarnaast behoefte aan zakelijke e-mail zonder cloud? Dan kunt u een on-premise Exchange Server combineren met een eeuwigdurende Office licentie. Zo heeft u een complete productiviteitsomgeving zonder doorlopende abonnementskosten.

Veelgestelde vragen

Is on-premise Office altijd goedkoper dan Microsoft 365?

Over een periode van drie tot vijf jaar wel, mits u de clouddiensten van Microsoft 365 (Teams, SharePoint Online, Exchange Online) niet nodig heeft of via andere oplossingen invult. Als u die diensten wél intensief gebruikt, kan Microsoft 365 per saldo voordeliger zijn dan het apart aanschaffen van alle componenten.

Mis ik beveiligingsupdates als ik on-premise Office gebruik?

Nee, niet zolang het product nog door Microsoft wordt ondersteund. Office 2024 LTSC ontvangt beveiligingsupdates tot 2029. Wat u niet ontvangt, zijn functie-updates (nieuwe features). De applicaties blijven op de versie waarmee ze zijn uitgebracht, wat voor veel organisaties juist een voordeel is.

Kan ik Teams gebruiken met een on-premise Office licentie?

Microsoft Teams is niet inbegrepen bij eeuwigdurende Office licenties. U kunt Teams wel los afnemen als gratis versie (met beperkte functionaliteit) of als betaald abonnement (Microsoft Teams Essentials). Zo combineert u on-premise Office met Teams zonder een volledig Microsoft 365-abonnement.

Hoe werkt de overstap van Microsoft 365 naar on-premise?

De overstap vereist dat u uw clouddata (e-mails, OneDrive-bestanden, SharePoint-documenten) lokaal opslaat of naar een alternatieve dienst migreert voordat u het abonnement opzegt. Na opzegging heeft u doorgaans 30 tot 90 dagen om uw data te downloaden. Een stapsgewijze handleiding voor het opzeggen van uw abonnement vindt u in Microsoft 365 opzeggen.

Heeft u een andere vraag? Bekijk onze volledige FAQ of neem contact op met ons team.

Klaar om af te stappen van doorlopende abonnementskosten? Bekijk het aanbod van pre-owned Microsoft Office licenties bij Softtrader en bespaar tot 70%. Vraag een vrijblijvende offerte aan en ontvang binnen 24 uur een offerte op maat.